Les frais kilométriques sont une préoccupation constante pour les employés et les entreprises, notamment en raison de la complexité des règles de déduction fiscale et de la nécessité de conserver des justificatifs. Pour faciliter cette gestion, l’automatisation du suivi des frais kilométriques apparaît comme une solution simple et efficace. Découvrez comment cela fonctionne, les avantages que cela procure et les outils disponibles sur le marché.
Comprendre les frais kilométriques
Le frais kilométrique est un remboursement par l’employeur des dépenses engagées par un salarié pour ses déplacements professionnels en véhicule personnel. Il est calculé en fonction de la distance parcourue, du type de véhicule utilisé (voiture, moto, scooter) et d’un barème fiscal fixé chaque année par l’administration fiscale. Le remboursement des frais kilométriques n’est pas obligatoire, mais il est couramment pratiqué dans les entreprises.
L’automatisation du suivi des frais kilométriques : comment ça marche ?
L’automatisation du suivi des frais kilométriques repose sur l’utilisation d’applications ou de logiciels qui facilitent la saisie et le traitement des informations relatives aux déplacements professionnels. Ces outils permettent notamment :
- De géolocaliser les trajets effectués et de calculer automatiquement la distance parcourue
- De prendre en compte le barème fiscal en vigueur pour déterminer le montant des frais kilométriques à rembourser
- D’éditer des rapports détaillés et personnalisables pour faciliter la gestion administrative et fiscale
- D’intégrer les données collectées dans les logiciels de comptabilité ou de paie utilisés par l’entreprise
Grâce à l’utilisation de ces outils, les salariés n’ont plus besoin de conserver leurs justificatifs de déplacement et peuvent ainsi se concentrer sur leur activité. De plus, cela permet d’éviter les erreurs liées à la saisie manuelle des informations.
Les avantages de l’automatisation du suivi des frais kilométriques
L’automatisation du suivi des frais kilométriques présente plusieurs avantages :
- Gain de temps : la saisie et le traitement manuel des informations relatives aux déplacements professionnels sont souvent chronophages. L’utilisation d’un outil automatisé permet de réduire considérablement le temps consacré à cette tâche.
- Simplification administrative : en automatisant le suivi des frais kilométriques, les entreprises simplifient leur gestion administrative et fiscale. En effet, elles disposent d’un outil unique qui centralise toutes les informations nécessaires.
- Réduction du risque d’erreur : la saisie manuelle des informations est source d’erreurs, qui peuvent avoir des conséquences fiscales pour l’entreprise. L’automatisation permet de minimiser ce risque.
- Amélioration de la satisfaction des salariés : en facilitant la gestion des frais kilométriques, les entreprises améliorent la qualité de vie au travail de leurs employés, qui n’ont plus à se préoccuper de cette contrainte administrative.
Les outils disponibles sur le marché
Il existe plusieurs solutions d’automatisation du suivi des frais kilométriques sur le marché, avec des fonctionnalités et des tarifs variés. Parmi les plus connues :
- Rydoo : cette application mobile permet de suivre les dépenses professionnelles en temps réel et de générer des rapports détaillés. Elle est compatible avec les principaux logiciels de comptabilité et de paie.
- Expensya : cette solution SaaS offre une interface intuitive pour la saisie et le traitement des frais kilométriques. Elle intègre également un module de gestion des notes de frais et est compatible avec les principaux logiciels de comptabilité.
- MileIQ : cette application mobile est spécialisée dans le suivi automatique des trajets en voiture. Elle permet notamment de catégoriser les déplacements professionnels et personnels et d’exporter les données sous forme de rapports personnalisables.
Ces outils sont également souvent compatibles avec d’autres solutions professionnelles telles que Sage, QuickBooks, Xero, etc., facilitant ainsi leur intégration dans les processus internes de l’entreprise.
Un investissement rentable pour les entreprises
L’automatisation du suivi des frais kilométriques représente un investissement pour les entreprises, mais celui-ci peut être rapidement rentabilisé. En effet, le gain de temps et la réduction du risque d’erreur permettent d’améliorer la productivité et la satisfaction des salariés, tout en facilitant la gestion administrative et fiscale. De plus, les outils disponibles sur le marché sont souvent modulables et évolutifs, s’adaptant ainsi aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
En somme, l’automatisation du suivi des frais kilométriques est une solution avantageuse pour les employés et les entreprises. Elle facilite la gestion administrative et fiscale, tout en permettant de se concentrer sur son cœur de métier. Les solutions disponibles sur le marché offrent une grande variété de fonctionnalités pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. Il ne vous reste plus qu’à choisir l’outil qui convient le mieux à votre entreprise.