La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une réforme majeure ayant pour but de simplifier et dématérialiser les démarches administratives des entreprises. Elle permet de rassembler en une seule transmission mensuelle l’ensemble des informations nécessaires aux différentes organismes sociaux.
Qu’est-ce que la DSN ?
La Déclaration Sociale Nominative est un dispositif réglementaire institué par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013. Elle vise à remplacer les nombreuses déclarations sociales réalisées par les entreprises auprès des différents organismes sociaux (URSSAF, Pôle emploi, caisses de retraite, mutuelles, etc.) par une déclaration unique et dématérialisée.
La DSN repose sur la transmission mensuelle et automatisée des données issues du logiciel de paie, ce qui garantit leur actualisation en temps réel et permet de réduire considérablement le risque d’erreur. En effet, cette déclaration est effectuée en même temps que l’établissement des bulletins de paie, ce qui assure la cohérence entre les deux documents.
Les avantages de la DSN pour les entreprises
L’un des principaux objectifs de la mise en place de la DSN est d’alléger et simplifier les démarches administratives pour les entreprises. Ainsi, plusieurs avantages peuvent être constatés :
- Une simplification des démarches : la DSN remplace près d’une vingtaine de déclarations différentes auprès des organismes sociaux, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs liées à la multiplicité des déclarations.
- Une meilleure fiabilité : en automatisant la transmission des données issues du logiciel de paie, la DSN réduit considérablement le risque d’erreur et permet d’améliorer la qualité des informations transmises aux organismes sociaux.
- Un gain de temps : en supprimant les déclarations papier et les saisies manuelles, la DSN permet aux entreprises de gagner du temps sur leurs démarches administratives et de se concentrer sur leur cœur de métier.
L’obligation pour les entreprises
La mise en place progressive de la DSN a été établie par un calendrier précis. Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé sont tenues d’utiliser ce dispositif pour leurs déclarations sociales. En effet, elles doivent désormais adresser chaque mois une déclaration unique à l’ensemble des organismes sociaux concernés par les données transmises.
Cependant, certaines exceptions subsistent pour les micro-entrepreneurs, les particuliers employeurs et les missions diplomatiques étrangères en France. Par ailleurs, les entreprises situées dans les départements et régions d’outre-mer sont soumises à un calendrier spécifique pour l’adoption de la DSN.
La mise en place de la DSN dans l’entreprise
Afin d’adopter la DSN, les entreprises doivent mettre en place un certain nombre de démarches et d’actions :
- Choisir un logiciel de paie compatible : pour pouvoir effectuer une DSN, il est nécessaire de disposer d’un logiciel de paie adapté et certifié par le Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS).
- Se familiariser avec le dispositif : la mise en œuvre de la DSN nécessite une bonne compréhension des nouvelles obligations et des changements induits par cette réforme. Il est donc important de se former aux spécificités de la DSN et à son fonctionnement.
- Réaliser les paramétrages nécessaires : avant d’effectuer sa première déclaration, l’entreprise doit paramétrer son logiciel de paie en renseignant les informations concernant les organismes sociaux auxquels elle est affiliée (numéro SIRET, code APE, etc.).
Les sanctions en cas de non-respect des obligations
Les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations en matière de DSN peuvent être sanctionnées. Les sanctions prévues sont notamment :
- L’application d’une majoration sur les cotisations dues (jusqu’à 5% pour les entreprises qui n’utilisent pas du tout la DSN).
- Des pénalités financières pouvant atteindre jusqu’à 7 500 € pour défaut ou retard de transmission de la DSN.
- Des sanctions pénales pour les dirigeants d’entreprise (amendes, emprisonnement) en cas de manquements graves aux obligations déclaratives.
Il est donc essentiel pour les entreprises de se conformer à cette nouvelle réglementation et de mettre en place les dispositifs nécessaires pour assurer une transmission correcte et régulière des données sociales à travers la DSN.
La Déclaration Sociale Nominative est un outil majeur de simplification et de modernisation des démarches administratives des entreprises. Elle permet non seulement de gagner du temps et d’améliorer la fiabilité des informations transmises, mais elle contribue également à renforcer le dialogue social et la confiance entre les acteurs économiques et sociaux. Son adoption généralisée représente donc une avancée significative dans la gestion des relations entre les entreprises et les organismes sociaux.