Externaliser son secrétariat est une tendance en forte croissance, offrant de nombreux avantages aux entreprises. Mais pour profiter pleinement de cette solution, il est crucial d’établir une relation de confiance avec son prestataire. Dans cet article, nous vous livrons quelques conseils pour y parvenir.
Pourquoi externaliser son secrétariat ?
De plus en plus d’entreprises font le choix d’externaliser leur secrétariat, et ce pour diverses raisons. Tout d’abord, cela permet de réaliser des économies sur les coûts liés à l’embauche et au salaire d’un employé. Ensuite, l’externalisation offre une grande flexibilité : votre entreprise peut adapter le volume et les compétences du prestataire selon ses besoins. Enfin, il s’agit d’une solution idéale pour bénéficier des services et des compétences d’un professionnel sans avoir à gérer les contraintes inhérentes à la gestion du personnel.
Trouver le bon prestataire
Pour établir une relation de confiance avec votre prestataire, il est essentiel de sélectionner celui qui correspondra le mieux à vos attentes et à vos besoins. Voici quelques critères à prendre en compte :
- Les compétences : assurez-vous que le prestataire possède toutes les compétences requises pour assurer les missions que vous lui confierez.
- L’expérience : privilégiez les prestataires ayant une solide expérience dans le domaine du secrétariat et dans votre secteur d’activité.
- Les références : n’hésitez pas à demander des références à vos prestataires potentiels pour vous assurer de leur sérieux et de la qualité de leurs services.
- La proximité : même si l’externalisation permet de travailler avec des prestataires situés partout dans le monde, il peut être préférable de choisir un prestataire proche géographiquement pour faciliter les échanges et la communication.
- Le tarif : comparez les offres et les tarifs proposés par plusieurs prestataires pour vous assurer de faire le meilleur choix en fonction de votre budget.
Mettre en place un cadre clair et défini
Pour instaurer une relation de confiance avec votre prestataire, il est important de mettre en place un cadre clair et précis. Cela passe par la rédaction d’un contrat, qui détaille les missions confiées au prestataire, les modalités de travail, les délais, les tarifs ainsi que les conditions de résiliation. Ce contrat doit être signé par les deux parties avant le début de la collaboration.
N’oubliez pas également de définir des objectifs en termes de qualité et d’efficacité afin que votre prestataire sache exactement ce que vous attendez de lui. Veillez aussi à mettre en place un système de suivi des missions afin de pouvoir évaluer régulièrement les résultats obtenus et ajuster si nécessaire les modalités de travail.
Instaurer une communication régulière et transparente
Une bonne communication est essentielle pour créer et entretenir une relation de confiance avec votre prestataire. Il est donc important d’échanger régulièrement avec lui, par téléphone, e-mail ou lors de réunions physiques ou virtuelles. Ne négligez pas non plus les outils collaboratifs qui facilitent la communication et le travail en équipe, comme les plateformes de partage de documents ou les logiciels de gestion de projets.
N’hésitez pas à donner régulièrement des feedbacks à votre prestataire sur la qualité de son travail, mais aussi sur les points à améliorer. Cela lui permettra d’ajuster ses méthodes et d’être toujours au fait de vos attentes.
Faire preuve de confiance et d’autonomie
Pour instaurer une relation de confiance avec votre prestataire, il est important de lui accorder une certaine autonomie. Laissez-le prendre des initiatives et gérer son temps comme il l’entend, tant que les objectifs fixés sont atteints. Si vous avez choisi un prestataire compétent et sérieux, vous pouvez avoir confiance en sa capacité à gérer efficacement son travail.
N’oubliez pas également que la confiance se construit dans la durée : il faut parfois un peu de temps pour que votre prestataire comprenne parfaitement vos attentes et s’adapte à votre façon de travailler. Soyez donc patient et n’hésitez pas à lui donner des conseils et des orientations pour l’aider à s’intégrer au mieux dans votre entreprise.
En résumé, établir une relation de confiance avec votre prestataire d’externalisation de secrétariat repose sur la sélection d’un professionnel compétent, la mise en place d’un cadre clair et précis, une communication régulière et transparente, ainsi que l’octroi d’une certaine autonomie. En respectant ces principes, vous aurez toutes les chances de mener à bien cette collaboration et d’améliorer l’efficacité de votre entreprise.